Khi một tổ chức được thành lập thì luôn phải có một người đại diện để thay mặt tổ chức đó tham gia vào các mối quan hệ dân sự, kinh tế. Tùy thuộc vào nhu cầu hoạt động kinh doanh hay chiến lược phát triển mà công ty có thể thay đổi người đại diện theo pháp luật mà mình đã đăng ký. Tuy nhiên, để thực hiện việc thay đổi người đại diện một cách hợp pháp và đúng quy định, doanh nghiệp cần đảm bảo các hướng dẫn dưới đây.
CÁC ĐIỀU KIỆN ĐỂ LÀM NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT
1. Điều Kiện Để Làm Người Đại Diện Theo Pháp Luật
Để làm người đại diện theo pháp luật thì phải đáp ứng đủ các điều kiện sau (áp dụng đối với cả người Việt Nam và người nước ngoài):
- Từ đủ 18 tuổi trở lên;
- Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
- Không thuộc đối tượng bị pháp luật cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp;
- Cung cấp duy nhất 01 bản sao chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu có công chứng;
- Không bị treo mã số thuế trên dữ liệu quản lý thuế và quản lý doanh nghiệp trên hệ thống Nhà nước;
- Người đại diện không nhất thiết phải là người góp vốn của Công ty.
2. Chức Danh Của Người Đại Diện Theo Pháp Luật Cho Công Ty
- Giám đốc của công ty;
- Tổng Giám của đốc công ty;
- Các chức danh khác theo quy định tại Điều lệ công ty hoặc quy định của pháp luật.
THỦ TỤC THAY ĐỔI NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT NĂM 2021
1. Hồ sơ làm thủ tục thay đổi Người Đại Diện
Hồ sơ để làm thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật sẽ có những giấy tờ như sau:
– Thông báo về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty;
– Quyết định, Biên bản họp công ty về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật:
+ Đối với công ty TNHH 1 thành viên : Quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật;
+ Đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên : Quyết định và biên bản họp (bản sao hợp lệ)của hội đồng thành viên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.
+ Đối với công ty Cổ phần :
(i) Quyết định và biên bản họp (bản sao hợp lệ) của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật trong trường hợp việc thay đổi người đại diện làm thay đổi nội dung các Điều lệ công ty;
(ii) Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng quản trị về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật trong trường hợp không làm thay đổi nội dung của Điều lệ công ty ngoài họ tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty.
– Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ: Chứng minh nhân dân, căn cước công dân , Hộ chiếu,…. của người đại diện mới của công ty.
– Văn bản ủy quyền cho cá nhân/ tổ chức thực hiện các thủ tục với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
2. Các Thủ Tục Tiến Hành Thay Đổi Người Đại Diện Theo Pháp Luật
Để thay đổi người đại diện theo pháp luật cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Quyết định bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật của công ty
Chủ sở hữu công ty sẽ tiến hành bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật mới cho công ty để thay thế cho người đại diện theo pháp luật cũ.
Bước 2: Soạn thảo hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Bước 3: Nộp hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật tới phòng đăng ký kinh doanh
- Nộp hồ sơ qua mạng: Doanh nghiệp nộp hồ sơ qua mạng trên Cổng thông tin điện tử quốc gia “dangkykinhdoanh.gov.vn”
- Nếu chưa có tài khoản trước tiên doanh nghiệp cần tiến hành đăng ký tài khoản kinh doanh;
- Doanh nghiệp nhập thông tin thay đổi người đại diện theo pháp luật trên tài khoản kinh doanh của mình;
- Tiến hành scan hồ sơ dạng pdf rồi gắn lên tài khoản và ấn nộp hồ sơ vào phòng đăng ký kinh doanh;
Phòng đăng ký kinh doanh xem xét xử lý hồ sơ trong vòng 03 ngày làm việc
Trường hợp hồ sơ chưa chính xác, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo sửa đổi bổ sung hồ sơ theo yêu cầu. Nếu hồ sơ bị thông báo, doanh nghiệp sửa hồ sơ theo ý chuyên viên và nộp lại hồ sơ qua mạng. Thời gian xử lý hồ sơ được tính lại từ đầu. Nếu hồ sơ hợp lệ thì doanh nghiệp in Giấy biên nhận và Thông báo nộp hồ sơ điện tử hợp lệ và nộp cho Phòng đăng ký kinh doanh
- Nộp hồ sơ bản giấy : Doanh nghiệp mang bộ hồ sơ đầy đủ kể trên đến Phòng đăng ký kinh doanh thuộc nơi doanh nghiệp đặt địa chỉ trụ sở chính.
Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã ghi nhận thay đổi người đại diện theo pháp luật mới.
Bước 5: Thông báo việc thay đổi người đại diện tới một số cơ quan, tổ chức liên quan.
3. Một Số Lưu Ý Khi Thay Đổi Người Đại Diện Theo Pháp Luật Của Công Ty
- Sau khi thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật thì công ty cần thực hiện đăng cáo việc thay đổi này tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
- Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp cần lưu ý việc thay đổi đăng ký thông tin chủ tài khoản ngân hàng của mình;
- Thay đổi người ký trong chữ ký số của công ty;
- Nếu người đại diện theo pháp luật cũ là trưởng chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh nếu có nhu cầu thay đổi thì sẽ tiến hành làm thủ tục thay đổi luôn;
- Thông báo với cơ quan thuế, bảo hiểm, đối tác và các cơ quan liên quan khác về việc thay đổi
- Pháp luật cũng có hạn chế trong việc quản lý với người đại diện theo pháp luật mới đã từng là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp bị tuyên bố phá sản trong thời hạn từ 01 đến 03 năm.
