Quy định mới về thu hồi giấy phép lao động và thẻ tạm trú

Quy định mới về thu hồi giấy phép lao động và thẻ tạm trú năm 2026 là gì?

Quy định mới về thu hồi giấy phép lao động và thẻ tạm trú năm 2026 là hệ thống các quy tắc pháp lý vừa được cập nhật nhằm thắt chặt việc quản lý cư trú và làm việc của người nước ngoài tại Việt Nam. Trong bối cảnh Việt Nam đang đẩy mạnh chuyển đổi số, việc thu hồi các giấy tờ này đã được tích hợp vào hệ thống quản lý dữ liệu dân cư quốc gia.

Hiểu một cách đơn giản, khi các căn cứ pháp lý để một người nước ngoài hiện diện tại doanh nghiệp không còn tồn tại (như chấm dứt hợp đồng, doanh nghiệp giải thể), thì Giấy phép lao động (GPLĐ) và Thẻ tạm trú (TRC) phải được hoàn trả cho cơ quan cấp phép. Việc nắm rõ quy định này là cực kỳ quan trọng đối với các đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán và tư vấn thành lập doanh nghiệp, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp lệ của chi phí nhân sự và hồ sơ tuân thủ của doanh nghiệp FDI trước pháp luật Việt Nam năm 2026.

Các trường hợp bắt buộc phải thu hồi giấy phép lao động theo quy định 2026

Trong năm 2026, có 3 nhóm trường hợp điển hình mà doanh nghiệp cần phải thực hiện thủ tục thu hồi GPLĐ ngay lập tức để tránh các rủi ro pháp lý về sau.

1. Người lao động nước ngoài chấm dứt hợp đồng lao động

Khi hợp đồng lao động chấm dứt, GPLĐ sẽ mặc nhiên hết hiệu lực. Theo quy định 2026, trong vòng 15 ngày kể từ ngày chấm dứt, người sử dụng lao động phải thu hồi GPLĐ và nộp lại cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội. Nếu chậm trễ, các khoản chi phí lương và bảo hiểm phát sinh sau thời điểm này sẽ bị cơ quan thuế loại ra khỏi chi phí hợp lý khi thực hiện quyết toán thuế, gây thiệt hại tài chính trực tiếp cho doanh nghiệp.

2. Giấy phép lao động hết thời hạn nhưng không được gia hạn

Nhiều doanh nghiệp thường chủ quan dẫn đến tình trạng người nước ngoài làm việc khi giấy tờ đã hết hạn. Quy định 2026 nhấn mạnh rằng, nếu không thực hiện thủ tục gia hạn trước ít nhất 5 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi hết hạn, GPLĐ cũ phải được thu hồi. Việc cố tình sử dụng lao động khi giấy phép không còn giá trị sẽ khiến doanh nghiệp đối mặt với mức xử phạt hành chính rất nặng.

3. Doanh nghiệp sử dụng lao động chấm dứt hoạt động hoặc bị thu hồi giấy phép kinh doanh

Khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục giải thể, toàn bộ tư cách pháp nhân không còn, dẫn đến việc bảo lãnh lao động nước ngoài cũng bị hủy bỏ. Các đơn vị tư vấn thành lập doanh nghiệp luôn khuyến cáo chủ đầu tư phải giải quyết dứt điểm hồ sơ lao động nước ngoài trước khi tiến hành các bước pháp lý cuối cùng để tránh bị treo hồ sơ trên hệ thống.

Chi tiết hồ sơ và quy trình thủ tục thu hồi giấy phép lao động (GPLĐ)

Việc thực hiện thu hồi GPLĐ yêu cầu sự chính xác về mặt văn bản để bộ phận kế toán có căn cứ chốt sổ bảo hiểm và thuế.

1. Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị

• Văn bản thông báo về việc GPLĐ hết hiệu lực hoặc đề nghị thu hồi của doanh nghiệp (Mẫu số 13/PL)
• Bản gốc Giấy phép lao động đã cấp cho người nước ngoài.
• Bản sao quyết định chấm dứt hợp đồng lao động hoặc văn bản thỏa thuận nghỉ việc.
• Các giấy tờ chứng minh lý do thu hồi khác (như văn bản giải thể doanh nghiệp).

2. Trình tự thực hiện nộp hồ sơ lên Sở Lao động

Địa điểm:
– Doanh nghiệp trong KCN/KCX nộp tại Ban Quản lý các Khu công nghiệp và Chế xuất.
– Doanh nghiệp ngoài KCN nộp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.

Cách thức: Nộp trực tuyến hoặc trực tiếp. Cơ quan quản lý sẽ thu lại bản gốc GPLĐ và cấp phiếu hẹn.

Kết quả: Sau 3-5 ngày làm việc, doanh nghiệp nhận được Văn bản xác nhận thu hồi. Đây là chứng từ quan trọng để giải trình thuế.

Quy trình và thủ tục thu hồi thẻ tạm trú (TRC) cho người nước ngoài

Thẻ tạm trú (TRC) có mối liên hệ mật thiết với GPLĐ. Khi GPLĐ bị thu hồi, TRC cũng phải được xử lý theo đúng trình tự.

1. Danh mục giấy tờ cần thiết để hủy thẻ tạm trú

• Công văn đề nghị hủy thẻ tạm trú (mẫu NA6 hoặc công văn giải trình).
• Bản gốc thẻ tạm trú (TRC) còn thời hạn.
• Bản sao hộ chiếu và visa hiện tại của người lao động.
• Văn bản xác nhận đã thu hồi GPLĐ từ cơ quan lao động.

2. Quy trình làm việc với Cơ quan Quản lý xuất nhập khẩu

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Cục Quản lý xuất nhập khẩu. Nếu mọi thứ hợp lệ, thẻ tạm trú sẽ bị hủy và doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục xin cấp visa xuất cảnh (Exit Visa) cho người lao động nếu họ chưa rời khỏi Việt Nam ngay.

Tác động của quy định mới đối với dịch vụ kế toán và quản lý nhân sự FDI

1. Rủi ro về thuế và chi phí lương khi không thu hồi giấy phép kịp thời

Dưới góc độ dịch vụ kế toán, việc quản lý GPLĐ là căn cứ để xác định tình trạng cư trú và nghĩa vụ Thuế TNCN. Các rủi ro tài chính cụ thể bao gồm:

• Phạt hành chính: Từ 1.000.000 VNĐ đến 3.000.000 VNĐ trên mỗi trường hợp không nộp lại GPLĐ đúng hạn.
• Truy thu thuế TNDN (20%): Nếu hạch toán chi phí phúc lợi (nhà ở, xe…) cho lao động đã nghỉ việc (nhưng chưa thu hồi GPLĐ), cơ quan thuế sẽ loại bỏ khoản chi phí này. Ví dụ: Chi phí 100 triệu VNĐ/tháng sẽ bị truy thu ngay 20 triệu VNĐ tiền thuế.
• Tiền phạt chậm nộp: Tính 0,03%/ngày trên số tiền thuế chậm nộp (khoảng 11%/năm).
• Xử phạt sử dụng lao động không phép: Mức phạt từ 60.000.000 VNĐ đến 150.000.000 VNĐ và có thể bị đình chỉ hoạt động 1-3 tháng.

2. Tầm quan trọng của việc kiểm soát hồ sơ khi thành lập doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp mới thành lập doanh nghiệp, việc xây dựng quy trình quản lý hồ sơ lao động nước ngoài là bắt buộc. Hệ thống quản lý mới năm 2026 tự động liên kết dữ liệu giữa các Bộ. Sai sót trong thu hồi giấy phép nhân sự cũ có thể làm đình trệ hồ sơ cấp mới cho các nhà đầu tư hoặc chuyên gia khác.

Những lưu ý quan trọng để tránh bị xử phạt hành chính năm 2026

• Số hóa hồ sơ: Theo dõi ngày hết hạn trên hệ thống điện tử.
• Thông báo sớm: Thông báo cho người lao động ít nhất 30 ngày trước khi nghỉ việc.
• Phối hợp đơn vị chuyên nghiệp: Sử dụng dịch vụ kế toán chuyên trách để đảm bảo tính chính xác và kịp thời.

Kết luận

Tuân thủ quy định mới về thu hồi giấy phép lao động và thẻ tạm trú năm 2026 là thước đo sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp FDI. Việc quản lý chặt chẽ không chỉ bảo vệ quyền lợi tài chính thông qua các nghiệp vụ kế toán chuẩn mực mà còn tạo nền tảng vững chắc cho mọi hoạt động kinh doanh bền vững tại Việt Nam.

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hãy liên hệ ngay tới Hotline (028) 3820 1213 hoặc gửi mail qua hòm thư tư vấn [email protected] để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, Dịch vụ thanhlap.wacontre.com luôn sẵn sàng phục vụ quý khách hàng một cách nhiệt tình và hiệu quả nhất. (Đối với khách hàng Nhật Bản có thể liên hệ qua Hotline: (050) 5534 5505).