Chính phủ Việt Nam đã chính thức áp dụng Công ước Apostille (Công ước La Hay 1961 về Miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công nước ngoài) từ ngày 11/09/2026. Quy định mới này mang lại bước tiến lớn trong việc đơn giản hóa thủ tục hành chính, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí cho các cá nhân, doanh nghiệp nước ngoài khi làm hồ sơ tại Việt Nam.
1. Thay đổi cốt lõi: Quy trình 2 bước rút ngắn còn 1 bước
Trước ngày 11/09/2026: Giấy tờ do nước ngoài cấp (Lý lịch tư pháp, Bằng cấp, Giấy xác nhận kinh nghiệm, Đăng ký kết hôn…) muốn dùng tại Việt Nam phải trải qua thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự phức tạp:
- Xin chứng nhận tại Bộ Ngoại giao nước cấp giấy tờ.
- Xin hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam ở nước sở tại.
Từ ngày 11/09/2026 trở đi: Áp dụng “Quy trình 1 bước” (One-Step Process):
- Giấy tờ chỉ cần dán Tem/Chứng nhận Apostille tại cơ quan có thẩm quyền của nước xuất xứ (Ví dụ: Bộ Ngoại giao Nhật Bản – Gaimusho, Bộ Ngoại giao Hàn Quốc, Bộ Ngoại giao Mỹ…).
- Giấy tờ đã có tem Apostille sẽ được công nhận thẳng tại Việt Nam mà KHÔNG CẦN qua Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam để hợp pháp hóa lãnh sự nữa.
- Khi mang sang Việt Nam, bạn chỉ cần dịch thuật công chứng sang tiếng Việt là có thể nộp cho các cơ quan chức năng.
Hình 1: Team Apostille
2. Phạm vi áp dụng và Các ngoại lệ
Phạm vi áp dụng: Áp dụng song phương giữa Việt Nam và 125 quốc gia thành viên Công ước (bao gồm Nhật Bản, Hàn Quốc, Mỹ, Anh, Pháp, Úc, Trung Quốc, Singapore, Ấn Độ…).
Trường hợp ngoại lệ (Vẫn phải Hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống):
- Các quốc gia phản đối sự gia nhập của Việt Nam: Đức, Áo, Cộng hòa Séc.
- Thái Lan: Công ước chỉ bắt đầu có hiệu lực từ ngày 28/02/2027.
- Vùng lãnh thổ Greenland.
3. Hướng dẫn thực tế cho người nước ngoài làm thủ tục tại Việt Nam
Trường hợp 1: Giấy tờ được chuẩn bị tại quốc gia gốc (Xin Giấy phép lao động – WP, Thẻ tạm trú – TRC, Đầu tư…)
- Bước 1: Xin Giấy lý lịch tư pháp, Bằng cấp, Bảng điểm, Giấy xác nhận kinh nghiệm, Đăng ký kinh doanh… tại quốc gia của bạn.
- Bước 2: Xin tem/chứng nhận Apostille tại cơ quan có thẩm quyền ở nước sở tại (Ví dụ: Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan được ủy quyền).
- Bước 3: Mang giấy tờ đã có tem Apostille sang Việt Nam. Dịch thuật công chứng sang tiếng Việt. Nộp hồ sơ cho cơ quan chức năng Việt Nam.
Trường hợp 2: Giấy tờ do Đại sứ quán/Lãnh sự quán nước ngoài cấp trực tiếp tại Việt Nam
- Đối với các văn bản do Cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài tại Việt Nam trích lục hoặc cấp trực tiếp (như Trích lục Đăng ký kết hôn, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cấp tại ĐSQ/LSQ Nhật Bản, Hàn Quốc, Mỹ… ở Việt Nam): Được miễn Apostille và Miễn Hợp pháp hóa lãnh sự.
- Cách làm: Mang bản trích lục/xác nhận do ĐSQ/LSQ cấp đến Phòng Tư pháp Quận/Huyện hoặc Phòng công chứng tại Việt Nam để dịch thuật công chứng sang tiếng Việt là sử dụng được ngay.
4. Dịch vụ hỗ trợ hồ sơ pháp lý cho người nước ngoài
Wacontre cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp từ giai đoạn khảo sát, chuẩn bị hồ sơ pháp lý, đăng ký kinh doanh cho đến khi hệ thống đi vào vận hành chính thức, đảm bảo tính tuân thủ tuyệt đối theo các cập nhật luật mới nhất.
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hãy liên hệ ngay tới Hotline (028) 3820 1213 hoặc gửi mail qua hòm thư tư vấn [email protected] để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, Dịch vụ thanhlap.wacontre.com luôn sẵn sàng phục vụ quý khách hàng một cách nhiệt tình và hiệu quả nhất. (Đối với khách hàng Nhật Bản có thể liên hệ qua Hotline: (050) 5534 5505).
