外国人従業員の人事管理において、一時滞在許可証（TRC）の新規取得は重要視される一方、退職時のTRC返却手続きは見落とされがちです。この見落としは、深刻な法的リスクや数千万ドンに及ぶ行政罰につながる可能性があります。それでは、なぜTRCを返却しなければならないのでしょうか。また、企業が安全に手続きを進めるにはどうすればよいのでしょうか。Wacontreが詳しく解説します。
一時滞在許可証（TRC）とは？企業の管理責任
一時滞在許可証（Temporary Residence Card：TRC）は、ベトナムへの一定期間の滞在を許可された外国人に対して出入国管理局が発行する書類で、ビザに代わる効力を持ちます。「ベトナムにおける外国人の出入国・通過・居住に関する法律」に基づき、保証企業は従業員の雇用期間中、その活動および居住状況を管理する責任を負います。雇用関係が終了しても、この責任は自動的に消滅するわけではありません。企業は最終ステップとして、TRCを回収し、管轄当局に返却する必要があります。
なぜTRCを返却すべきなのか？5つの主な法的理由
TRCの返却は単なる事務手続きではなく、保証企業自身の権利を守るための重要な手段です。
1. 身元保証責任の終了
会社名義のTRCが有効である限り、当該外国人がベトナム国内で行うすべての行為に対し、企業は引き続き法的責任を負います。TRCを回収・返却することは、この連帯責任を合法的に終了させる唯一の方法です。
2. TRCの目的外使用の防止
退職後、古いTRCを利用して不法に滞在したり、許可なく他の企業で就労したりするケースが少なくありません。こうした事案が発覚した場合、TRCに記載された元の保証企業が人事管理不備を問われ、信用評価が下がる恐れがあります。
3. 保証企業の解散または法的地位の変更
会社が解散したり事業形態を変更したりする場合、外国人人事に関する法的書類はすべて整理・回収し、国家管理システム上で情報を更新する必要があります。
4. 従業員のビザ切替の円滑化
外国人が新しい企業へ転職する、または出国ビザ（Exit Visa）を申請する際には、旧TRCの返却が必要です。返却手続きを行うことで、これらのプロセスが透明性をもって規定通りに進みます。
5. 「ブラックリスト」入りの回避
出入国管理局は、身元保証企業の義務履行状況を厳格に監視しています。報告や返却を怠った事例が積み重なると、今後の外国人採用時の保証申請が厳しく制限されたり、最悪の場合、却下されたりするリスクがあります。
TRC未返却時の罰則規定（2026年最新）
政令282/2025/NĐ-CP（2026年初頭施行）により、居住管理違反に対する罰則が大幅に強化されました。
- 企業側：出入国管理局への未通知、またはTRC返却手続きの未実施に対し、1,500万ドンから2,500万ドンの罰金が科される可能性があります。
- 外国人本人：期限切れまたは不適切なTRCの使用に対し、期間に応じて500万ドンから4,000万ドンの罰金が科され、付加処分として国外退去が適用される場合もあります。
合法的なTRC返却・失効手続きの流れ
規定を遵守するため、人事部（HR）は以下の書類を準備し、所定の手順に従う必要があります。必要書類：
- TRC返却通知書（退職、転職などの理由を明記）
- 該当外国人のTRC原本
- パスポート原本（失効印の押印または短期ビザ発給のため）
- 企業登録証明書（ERC）または投資登録証明書（IRC）の写し
- 雇用契約終了書または退職決定書
手続きの流れ：
- ステップ1：業務引継書への署名時に、従業員からTRCを回収します。
- ステップ2：出入国管理局（ハノイまたはホーチミン市）、もしくは本社所在地の省・市公安出入国管理処へ直接書類を提出します。
- ステップ3：審査結果を待ちます（通常5〜7営業日）。当局がシステム上でTRCを失効処理し、従業員に出国ビザを発給します。
外国人が故意にTRCを返却しない場合の対応
これは多くの企業にとって悩ましい問題です。元従業員が協力しない場合、企業は以下のように対応する必要があります。
- 出入国管理局宛てに、身元保証の終了とTRCの失効を求める公文書を送付する。
- 連絡を試みたものの回収できなかった事実を裏付ける証拠資料を添付する。
- 通知受理後、当局が国家システム上のステータスを「取消」に更新し、企業の法的責任が解除されます。
WacontreのTRC返却代行サービス
複雑な行政手続きや書類不備による却下リスクを抱える代わりに、Wacontreにお任せください。当社では以下のメリットを備えたTRC返却パッケージサービスを提供しています。
- スピード：3〜5営業日以内に手続きを完了します。
- 専門性：TRC紛失、非協力的な従業員、すでにベトナムを出国したケースなど、困難な事例にも対応します。
- コスト削減：移動コストを最小限に抑え、企業が行政罰を受けるリスクを回避します。
- フルパッケージ対応：公文書作成から失効完了まで一貫してサポートします。
TRC管理上の些細なミスが、貴社の信用や事業活動に影響を及ぼすことのないようにしましょう。
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